أولاً: الوصف الوظيفي لمدير العلاقات العامة:

إن موقع ومكان إدارة العلاقات العامة في الهيكل التنظيمي يختلف من مؤسسة إلى أخرى، ويعتمد هذا على حجم المؤسسة ونوعية جمهورها ونشاطاتها التي تقدمها إلى هذا الجمهور، وقدرتها المالية، وهذا سيؤدي بالضرورة إلى اختلاف المهام التي سيقوم بها مدير العلاقات العامة، وعلى أية حال فإن هناك عدة وظائف لابدّ لمدير العلاقات العامة من القيام بها مهما اختلفت ظروف وأحوال المؤسسة التي يعمل فيها وأهمها:-

-المشاركة في رسم السياسة العامة لمديرية العلاقات العامة وقد يكون له الدور البارز في ذلك.
2-المشاركة في تحديد أهداف المؤسسة التي تسعى العلاقات العامة إلى تحقيقها.
3-إعداد برامج العلاقات العامة مع أفراد إدارته.
4-المشاركة في وضع الميزانية وتحديد قيمتها لتنفيذ برامج العلاقات العامة.
5-توجيه العاملين في إدارته للقيام بمهامهم على خير وجه.
6-توجيه الباحثين لجمع البيانات والمعلومات والحقائق بالصورة الصحيحة للاستفادة منها عند الحاجة.
7-متابعة تنفيذ برامج العلاقات العامة ومحاولة حل العقبات التي تعترض تنفيذها.
8-تقييم البرامج ودفع التقارير اللازمة عن سير العمل في برامج وأقسام مديريته.
9-التنسيق والتكامل مع الوحدات الأخرى في المؤسسة.
10-المشاركة في اختيار موظفي إدارته.
11-المشاركة في اللجان وعقد اجتماعات إدارته.
12-أي مهام أخرى يكلفه بها رئيسه المباشر ولا تتعارض مع طبيعة عمله.

ثانياً: الوصف الوظيفي لموظفي العلاقات العامة:

مثلما تختلف مهام مدير العلاقات العامة من مؤسسة لأخرى تختلف أيضاً مهام موظفي العلاقات العامة من مؤسسة لأخرى فليس بالضرورة أن يقوم جميع الموظفين بنفس العمل، ولكن هناك قواسم مشتركة بينهم جميعاً وهي:-
1-أن يعملوا كفريق واحد من أجل إظهار صورة المؤسسة بأفضل ما يمكن وذلك من خلال:-
أ- تحسين علاقاتهم بالمجتمع الذي يعملون فيه.
ب- تحسين علاقاتهم بمجتمع المساهمين والمؤسسين.
ج- تحسين علاقاتهم بمجتمع الموظفين.
د- تحسين علاقاتهم بالمجتمع والحكومة.
2- جمع البيانات والحقائق اللازمة للمؤسسة في رسم سياساتها وتحقيق أهدافها.
3-إصدار نشرات التوعية للموظفين والمجتمع الخارجي.
4-الاتصال بالصحافة والإذاعة والتلفزيون ووسائل الإعلام المختلفة لتبليغها عن نشاطات المؤسسة.
5-القيام ببرامج التعليم والتدريب بما يخص أعمال العلاقات العامة.
6-تصدير واستلام المراسلات.
7-الإشراف على الأبحاث.
8-استقبال الوفود ووداعهم والقيام بعمليات حجز الفنادق لهم والحصول على التأشيرات اللازمة من الجهات الرسمية.
9-أي مهام أخرى يكلفهم بها الرئيس المباشر ولا تتعارض مع طبيعة عملهم.


ثالثاً: الصفات والخصائص التي يجب أن يتصف بها العاملين في العلاقات العامة:
أما الصفات الأساسية التي ينبغي توافرها في موظفي العلاقات العامة وخبرائها أياً كان مجال عمل المؤسسة فتتلخص بصفتين وهما:-
أ-الشخصية المحبوبة.
ب-المقدرة على الاتصال بالجماهير.

ولكي تتحقق من الصفة الأولى لابد من وجود الخصائص الآتية:-
1-الجاذبية… ونقصد بها سماحة الوجه ورقة الحديث وتناسب القوام وحسن الهندام.
2-الإحساس العام… أي أن تكون لديه القدرة على الشعور بمدى توافقه مع الآخرين أو اختلافه عنهم، وأنه يعرف متى يدافع أو يهاجم ومتى ينتظر ظروفاً أفضل للدفاع أو الهجوم.
3-حب الاستطلاع… أي الرغبة المستمرة في معرفة عناصر الأحداث: ماذا،لماذا،كيف،متى،أين،من. فبدون ذلك لن يحصل على الحقائق ولن يكون قادراً على تفسير الأحداث.
4-الكياسة… يتوقف نجاح مسؤول العلاقات العامة على مدى تأثيره في تفكير الآخرين، وهو ما يتطلب قدراً من الدقة والكياسة، فالغلطة دائما تولد الامتعاض والاستياء.
5-الاتزان…من ضمن نشاطات العلاقات العامة الاتصال بالأفراد وخلق انطباع طيب عند الجماهير عن المؤسسة التي تمثلها العلاقات العامة. والاتزان هو أحد مكونات هذا الانطباع الطيب إضافة إلى أنه يساعد رجل العلاقات العامة على مواجهة المشكلات.
6-الاهتمام بالآخرين… أي أن يكون محباً للآخرين مقبلاً عليهم حتى يتعرف على طريقة تفكيرهم وأساليب التأثير فيهم.
7-الموضوعية… وهي القدرة على النظر بتجرد عن الذات إلى المشكلات المعروضة والتوصيات المطروحة وأسلوب العمل والتعرف على العيوب، حتى لو كان مصدرها الشخص نفسه، وعدم التحيز لأي فريق على حساب الآخر.
8-الحماس…العلاقات العامة عملية مستمرة لبيع الأفكار إلى الآخرين والتأثير فيهم وما لم يكن البائع متحمساً لما يبيع فأولى بالمشتري أن يزهد في الشراء منه.
9-الاستمالة… أي أن يكون قادراً على استمالة الغير للأفكار التي يعبر عنها بأسلوبه الشيق القريب من الناس.
10-الاستقامة… أي أن يكون مهذباً مخلصاً لوظيفته، صادقاً في طرحه لأن نجاحه رهن بثقة الناس به.
11-الخيال الخصب… العلاقات العامة وظيفة خلاقة تعتمد على الابتكار في مواجهة المشكلات الجديدة والتغلب على الآراء المعارضة أو إضعافها لكسب فئات المترددين، لذلك عليه أن يمتلك خيالاً خصباً ليتمكن من ذلك.
12-النشاط… أي أن يكون متحركاً وقادراً على العطاء بجهد كبير فليس عليه أن يجلس وراء مكتب أنيق يعمل من خلف ستائره.

وبالنسبة للمقدرة الاتصالية وهي الصفة الثانية حتى تتحقق لابدّ من توفير الخصائص التالية:-
1-مهارات القراءة…وهذه مهمة لرجل العلاقات العامة لسببين…
أ-ليحصل على المعلومات المطلوب من المصادر المطبوعة او الخطية سواء كانت عامة أو خاصة ومنهم ما تتضمنه هذه المعلومات من اتجاهات مؤثرة على المؤسسة.
ب-يجب أن يعرف اللغة تماماً حتى يكون قادراً على استعمال الكلمات والعبارات التي تعبر عن أفكاره والتي تتفق في مدلولها مع الإطار الدلالي للجماهير التي يخاطبها.
1- الاستماع… أي أن يكون يقظاً لما يُقال، ويفهمه، ويكون قادراً على توجيه الأسئلة الصحيحة سواء كان ذلك في استطلاع للآراء أو التوجيه للمناقشة.
2-الكتابة…أي أن تكون لديه القدرة على الكتابة الواضحة المقنعة الخالية من المصطلحات المعقدة والكلمات الغريبة، فالكتابة وظيفتها نقل الأفكار والمعلومات والأحداث وأي شئ يعوق هذا النقل مرفوض في العلاقات العامة.
3-التخاطب…وتعني هنا الحديث الجذاب المنطقي المفهوم لنقل أفكار المتحدث والتأثير في آراء المستمعين سواء كانوا جمهوراً كبيراً أو جماعة صغيرة أو أفراداً قلائل.
4-الصحافة…من الضروري أن يكون المشتغل في العلاقات العامة ملماً بالفنون الصحفية كصياغة الأخبار وإجراء التحقيقات والمقابلات وتحرير المقالات، كما أن طبيعة عمله تجعله على اتصال دائم برجال الصحافة والمؤسسات الإعلامية مما يتطلب إطلاعاً واسعاً بطبيعة العمل الصحفي.